こんにちは、稲太です。
議事録を書くことはむずかしいですね
先日上司に怒られまして、調べてみました。
よくある間違い
議事録を書く上でよくある間違いは単に全ての発言を書き上げるだけの作業です。
これはこれで良いこともありますが、それだけでは当日不参加であった人が後から読んだ場合に
意味が通らない部分もあります。
議事録を書くポイント
上司が"唸る"議事録の書き方 - 株式会社インソース
↑を参考にしましたがこのサイトによると議事録を書くポイントは５つあります。
- 読み手が知りたい事を考えて書く
- 簡潔に書く
- ぱっと見て美しく書く
- 議事録の流れに従って書く
- 議事録はピラミッド構造になっている
この中で最も重要なのは「⑴の読み手が知りたい事を考えて書く」と思いました。
この議事録の定義が必要ですね。
- 読み手はだれか
- 何を伝えたいのか
を意識するだけでとても良い議事録になると思います。
テンプレートの作成
次に大切なのは
上記の⑷と⑸に関係しますが、議事録テンプレートを作成することです。
一般的な項目は下記のとおりです。
- 表題（〜会議の議事録）
- 開催された日時
- 場所
- 出席者
- 決定事項（宿題も含む）
- 決定事項の会議内容
- 次回開催日程（あれば）
こんな感じ？
自分が理解する
最後に大切なのは、自分が理解するということです。
決定事項と会議内容をまとめる際に必要になりますが、
先ほどのサイトにも要約のポイントの記載があります
- 何が決まったのか
- その決定を決裁者がどう判断したか
- その決定事項後のアクションに関する情報
（いつ、どこで、だれが、何をするのか）
- アクションに関する内容が明確であること
これがあれば、良い議事録になると思いますが、
理解ができないと、書き上げることができないこともあります。
そこ場合、「その場で確認する」か議事録を書いているときでも良いので、
「わかりそうな人に聞く」と良いです。
その上で、提出するときに自信が無い部分はわかるようにしておきましょう。
上司や同僚から指摘や訂正が入るかもしれません。
ハードル高くね？
議事録くらいでこんなこと言われるなんでめんどくさ！ってことになるかもしれないですが、結局そこまでの品質を求めない会議もあるわけで、その時は議事メモって名前で配ればおっけーです。
議事録って書くと、うるさい人は書き直せと言われるので、議事メモなら保険にもなりますね！
そんな感じです
